De l’importance du contact physique en entreprise


Roxane Lauley
Mercredi 8 Avril 2015

Dans notre société de l’hyperactivité et de hyper-réactivité, les rendez-vous d’affaires sont de plus en plus pris en charge par Internet. Échanges intensifs de mails, mais également visioconférences ont peu à peu remplacé la traditionnelle poignée de main. Ces nouveaux moyens de communication ont largement impacté nos modes de vie jusqu’à bouleverser les rapports professionnels. Comment communiquer avec ses partenaires si les occasions de se rencontrer en face à face sont toujours plus rares ?



La communication libérée

Crédit: Pixabay
Crédit: Pixabay
Aujourd'hui, il est tout à fait possible de réaliser dans la même journée une présentation à un client basé en Afrique du Sud, négocier un contrat avec un client au Royaume-Uni puis de faire le point avec un collaborateur australien. Les nouvelles technologies permettent de gérer son business à tout moment et en tous lieux. Ainsi, les entreprises utilisent différentes plateformes de communication afin de fluidifier le contact entre les différentes parties-prenantes et faire circuler les idées entre les salariés, notamment entre la maison-mère et les filiales à l’étranger. Les outils 2.0 permettent un échange accru entre les différents environnements, les différentes cultures. Car la diversité est souvent synonyme d’une riche émulation et donc d’innovation. Un atout stratégique non négligeable à l’heure de la globalisation.

Un des outils les plus prisés par les entreprises est celui proposé par Google+, Hangouts qui permet de voir vos interlocuteurs tout en discutant avec eux et d’afficher les messages ou les images échangés en grand format lors de brainstorming à distance. Skype est également utilisé pour les conversations. Il est moins formel qu’un mail et souvent plus rapide. Cette communication par vidéo permet notamment aux interlocuteurs d’échanger plus simplement et dans des conditions plus conviviales. Une ambiance propice au succès d’une réunion d’affaire. Ces outils sont particulièrement importants dans la conduite de projets de groupe qui imposent une communication régulière et fluide. Evernote est ainsi prisé par les entreprises, car il permet un suivi en temps réel du travail de chacun. L’équipe peut ainsi gagner en cohésion et en performance. Les réseaux sociaux sont également très utilisés comme les plates-formes collaboratives.
 

Commmuniquer plus, communiquer mieux?

Si ces technologies facilitent le contact, elles ne sont pas sans conséquences dans les rapports professionnels. Les moyens de communication traditionnels (réunion formelle en face-à-face, téléphone, déjeuner professionnel) perdent du terrain et entraînent une diminution des interactions physiques entre collaborateurs et avec les clients. Conséquence : perte d’empathie, baisse de la compréhension mutuelle et donc de la qualité des relations interpersonnelles. Or, la relation d’affaire (entre collègues, managers et collaborateur ou avec le client), comme toute relation, se nourrit d’un rapport privilégié et entretenu entre deux personnes. L’absence de contact physique peut donc représenter un réel inconvénient dans la conduite des affaires de l’entreprise. D’où l’intérêt de ne pas mettre au placard les pratiques traditionnelles. La présence virtuelle ne suffit pas. Ainsi, organiser des évènements physique au sein de l’entreprise ou à l’extérieur s’avère productif et permet de développer le business.

De plus, le contact physique favorise la confiance, le sentiment de sécurité, la reconnaissance, alors que l’absence d’échange est source de stress voire d’affaiblissement du système immunitaire. Un rapport sur l’impact des technologies de l’information et de la communication (TIC) sur les conditions du travail constate certaines dérives . En effet, les échanges virtuels, souvent intenses par mails, peuvent virer au « bombardement informationnel » affectant considérablement nos capacités de réflexion. Le cercle vicieux peut se résumer ainsi : « plus je communique, moins je comprends ce que l’on me communique ». De l’abus de Power Point, aux rapports synthétiques de 30 pages ou slides, en passant par les longues parties de ping pong à laquelle prennent part des dizaine de participants « mis en copie », les risques sont nombreux. L’information peut vite virer à la « non-information ».

Au-delà de la perte de substance, un des risques est également celui de la perte de sens dans les rapports professionnels. Ainsi, il est devenu normal de répondre à la minute à un mail, d’autant que les smartphone permettent un nomadisme et une réactivité à toute épreuve. Être constamment « on line » et donc connecté à son entreprise, c’est être toujours disponible au risque de se sentir à l’écart lorsque le circuit coupe ( la panne qui a affecté les utilisateurs de Blackberry pendant plusieurs jours a eu de lourdes conséquences pour les entreprises mais également pour le moral des salariés). Car envoyer un mail peut stimuler le sentiment du devoir accompli mais peut également entrainer une solitude profonde. En outre, les TIC peuvent libérer des comportements plus violents, souvent (auto)censurés lors d’un contact physique. A ce jeu «  je communique donc j’existe », l’estime de soi en fait les frais. Là encore, les méthodes classiques peuvent encore produire leur effet. Envoyer une lettre écrite et signée à la main plutôt qu’un mail lors de la signature d’un contrat ou l’arrivée d’un nouveau collaborateur, c’est aussi afficher son respect et sa sincérité.

Si notre société nous pousse à toujours plus de réactivité et d’instantanéité, il importe de trouver un équilibre entre l’utilisation des outils 2.0 de nos jours indispensables et garder un contact physique nécessaire. Plus largement ces interrogations participent d’une réflexion plus large, celle sur les rapports humains. Quelle société voulons-nous à l’époque du virtuel ?
 
 




Dans la même rubrique :
< >

Les livre(s) du mois

Yves Bonnet et La Deuxième guerre d'Algérie

Pour Franck Martin, "manager humain, c'est rentable"!

Pierre Fayard dévoile ses "Douze stratégies pour séduire"

Gérard Taponat : " Le bon climat social et la régulation des rapports sociaux sont une question de choix politique d’entreprise avant d’être celle d’une institution du politique"

Yves Laisné, docteur en droit présente son nouveau « Guide de la dissolution-confusion»

Palestine: les conversations de Noam Chomsky et d'Ilan Pappé rapportées par Frank Barat

De Boeck Supérieur : l'économie, c'est pop!

L’Eco-Industrie Locale : du concept à la mise en oeuvre opérationnelle